Bảo mật email không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là vấn đề về con người. Bởi vì nhân viên trong công ty có thể là đối tượng trong các cuộc tấn công mạng nhắm vào tài khoản email và hệ thống của tổ chức. Vì vậy, giúp nhân viên nhận biết bảo mật email là rất quan trọng, điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin của nhân viên mà còn quyền riêng tư của doanh nghiệp hoặc khách hàng. Nó ngăn chặn việc truy cập trái phép vào dữ liệu nhạy cảm như thông tin tài chính và tài liệu quan trọng.
CÁCH HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN SỬ DỤNG EMAIL AN TOÀN TRONG DOANH NGHIỆP
Thiết kế nội dung rõ ràng về chương trình đào tạo về bảo mật email
Nội dung trong chương trình đào tạo cần đơn giản dễ hiểu bao gồm đầy đủ nội dung như: sự cần thiết của bảo mật email, phương pháp phổ biến của các cuộc tấn công qua email, như lừa đảo, giả mạo, ransomware và sự xâm nhập vào email doanh nghiệp (BEC). Trong đó cũng nên bao gồm các dấu hiệu và chỉ báo của một email đáng ngờ hoặc gian lận, như địa chỉ người gửi, dòng chủ đề, nội dung, liên kết và tệp đính kèm. Ngoài ra, việc đào tạo nên tập trung vào các thực tiễn và chính sách tốt nhất để xử lý và phản ứng với các tin nhắn email, như xác minh người gửi, kiểm tra URL, quét tệp đính kèm, báo cáo sự cố và xóa email. Việc sử dụng các công cụ mã hóa và xác thực email như S/MIME, PGP và DMARC cũng nên được thảo luận. Cuối cùng nên nhấn mạnh về hậu quả và tác động của việc vi phạm an ninh email, như mất dữ liệu, trộm danh tính, gian lận tài chính, tổn thất uy tín và trách nhiệm pháp lý.
Chỉ ra và định hướng phương pháp phòng tránh cho nhân viên cần sử dụng
Chỉ ra một vài phương pháp có thể phòng tránh và nhận biết những mối đe doạ khi dùng email như:
- Cần cài mật khẩu mạnh: Tạo mật khẩu phức tạp có ít nhất tám ký tự. Chúng nên bao gồm ít nhất ba trong số các yếu tố sau: Chữ cái in hoa Chữ cái thường Số Ký tự đặc biệt Tránh sử dụng thông tin cá nhân như tên, địa chỉ, ngày sinh hoặc tên thú cưng. Ví dụ, không sử dụng “mycompanyl123” làm mật khẩu; hãy sử dụng “!MyCompAny@l21!”. Mật khẩu càng phức tạp càng tốt.
- Sử dụng xác thực hai yếu tố: Các dịch vụ của Google cho phép người dùng kích hoạt 2FA trên tài khoản. Có nghĩ là khi đăng nhập xong tài khoản, một mã được gửi đến điện thoại di động để xác minh. Tài khoản của bạn sẽ không thể truy cập được nếu thiếu thông tin thứ hai đó. Điều này giúp ngăn chặn hacker tiếp cận email, giữ cho dữ liệu an toàn.
- Sử dụng kết nối được mã khoá: Dữ liệu không được mã hóa có thể được đọc bởi bất kỳ ai chặn nó trong quá trình truyền, bao gồm cả hacker và các tội phạm mạng khác. Vì vậy để tránh bị mất thông tin nhạy cảm nên sử dụng mạng riêng ảo (VPN). Bởi vì VPN sẽ đảm bảo kết nối giữa thiết bị khách hàng và máy chủ là an toàn. Ngay cả khi có ai đó chặn dữ liệu, họ cũng không đọc được nó. Khi gửi email, tin nhắn sẽ đi qua nhiều máy chủ trước khi đến đích. Đó là nơi mà nó phải được giải mã để người nhận có thể đọc được.
- Sao lưu tập tin thường xuyên: Bạn nên thường xuyên sao lưu tất cả các tệp của mình trên một máy chủ hoặc ổ cứng ngoại. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ có một bản sao khác được lưu trữ ở một nơi khác. Nếu bạn mất tệp quan trọng qua email, bạn vẫn có chúng trong kho lưu trữ. Hoặc, bạn có thể sử dụng một hệ thống dựa trên đám mây tự động sao lưu bất kỳ thay đổi nào đối với tệp của bạn. Điều này quan trọng vì tội phạm mạng thường nhắm vào các doanh nghiệp nhỏ. Họ cho rằng họ không có tài nguyên để đối phó lại.
- Cập nhật phần mềm và phần mềm chống virus: Những kẻ tấn công lợi dụng điểm yếu trong phần mềm lỗi thời để xâm nhập vào hệ thống của bạn. Chúng là mối đe dọa vì chúng có thể đánh cắp thông tin hoặc gây hại cho máy tính của bạn theo những cách khác. Đảm bảo rằng bạn bật cập nhật tự động cho cả hệ điều hành và bất kỳ phần mềm chống vi-rút bổ sung nào mà bạn sử dụng. Cho phép mọi bản cập nhật có sẵn tự cài đặt kịp thời.
- Cảnh giác những email đáng ngờ: Hãy cẩn thận khi mở các tệp đính kèm trong email. Tệp đính kèm email thường được sử dụng để giới thiệu phần mềm độc hại hoặc ransomware vào máy tính hoặc máy chủ của bạn. Trước khi mở tệp đính kèm, hãy xác minh rằng bạn biết người gửi và tệp không đáng ngờ.
- Kiểm tra trước khi click link trong email: Kiểm tra nơi mà liên kết đó sẽ dẫn bạn trước khi nhấp vào bất kỳ liên kết nào trong tin nhắn email. Nếu liên kết trông đáng ngờ, đừng nhấp vào nó, ngay cả khi nó có vẻ đến từ người bạn biết. Thay vào đó, gọi điện hoặc nhắn tin cho người đó và hỏi xem họ có gửi tin nhắn đó không.
- Triển khai bộ lọc nội dung email cổng: Bộ lọc nội dung email cổng kết nối là các ứng dụng phần mềm kết nối Internet và máy chủ, giúp kiểm tra chúng để tìm phần mềm độc hại hoặc các yếu tố đáng ngờ khác có thể chỉ ra một cuộc tấn công
Sau đó doanh nghiệp nên định hướng, hướng dẫn nhân viên cách để sử dụng những phương pháp trên một cách hiệu quả.
Cập nhật những thông tin về bảo mật email thường xuyên cho nhân viên
Cuối cùng, hãy cập nhật thường xuyên về các xu hướng và mối đe dọa mới nhất trong an ninh email, nhắc họ về những phương pháp tốt nhất họ cần phải tuân theo.
Để đối phó với sự gia tăng trong lừa đảo email, Dịch vụ huấn luyện đối phó email độc hại Targeting Mail Training- TMT của GSX là giải pháp tiên tiến giúp các thành viên của tổ chức và doanh nghiệp nâng cao nhận thức về an toàn an ninh mạng. TMT không chỉ giả lập các tình huống tấn công bằng email một cách chân thực mà còn cung cấp báo cáo chi tiết và nhật ký truy cập, trực quan hóa trên quy mô cả doanh nghiệp.
